Zásady ochrany osobních údajů

Mgr. Tereza Bártová, LL.M., advokátka

1. Správce osobních údajů

Tento dokument informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů. Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují na web www.terezabartova.cz, kontaktní formuláře, právní služby, kurzy, webináře, uživatelský účet a newsletter.

Správcem osobních údajů je Mgr. Tereza Bártová, LL.M., advokátka, evidenční číslo ČAK 20502, se sídlem Španělská 770/2, 120 00 Praha 2, IČO 17649714, ID datové schránky 5b4utfj (dále jen „správce“). Kontakt: advokat@terezabartova.cz, +420 774 394 700. Správce zpracovává osobní údaje zákazníků a uživatelů jako subjektů údajů (dále jen „uživatelé“).

Ve věcech ochrany osobních údajů můžete správce kontaktovat na e-mailu advokat@terezabartova.cz, písemně na adrese sídla nebo prostřednictvím datové schránky s ID 5b4utfj.

Tyto zásady vysvětlují zpracování údajů návštěvníků webu, zájemců o právní služby, klientů a dalších osob dotčených poskytováním právních služeb, objednatelů a účastníků kurzů, webinářů a online vzdělávání a odběratelů newsletteru. Správce poskytuje informace podle článků 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). U jednotlivých služeb mohou být doplněny o konkrétní informace, které obdržíte před získáním údajů.

2. Jaké údaje správce zpracovává a kde je získává

Zpracovávány jsou pouze údaje potřebné pro konkrétní účel. Zpravidla jde o jméno a příjmení, titul, e-mail, telefon, adresu, fakturační údaje, IČO a případně DIČ, obsah komunikace, údaje o objednané službě, platbě a jejím vyřízení. Telefon je vyžadován pouze tehdy, je-li potřebný pro zajištění služby.

U právních služeb mohou být potřebné i datum narození či jiný zákonem vyžadovaný identifikátor, údaje o rodinné, pracovní, majetkové a sociální situaci, obsah smluv, spisů, rozhodnutí a důkazů. Podle povahy věci správce zpracovává i údaje o zdravotním stavu a jiné zvláštní kategorie údajů nebo údaje o trestních věcech, za podmínek uvedených níže.

U vzdělávacích kurzů správce zpracovává přihlášku, účast a splnění podmínek absolvování, údaje pro vystavení osvědčení a případně zaměstnavatele, který účast objednal. U online vzdělávání také přihlašovací údaje, přístupová oprávnění a postup kurzem v rozsahu nezbytném pro zpřístupnění obsahu a doložení absolvování. Datum či místo narození účastníka požaduje jen pro odůvodněnou identifikaci, zejména při vydávání osvědčení akreditovaného kurzu; dosažené vzdělání jen tehdy, vyžadují-li jeho ověření podmínky konkrétního programu.

Správce získává údaje především od vás. Mohou pocházet také od objednatele kurzu, vašeho zástupce, klienta, protistrany, soudu, správního orgánu, znalce či poskytovatele zdravotních služeb, případně z veřejných rejstříků a jiných oprávněně dostupných zdrojů. Při používání webu mohou vznikat technické údaje, zejména IP adresa, čas přístupu, požadovaná stránka, informace o prohlížeči a zařízení a záznamy chyb či bezpečnostních událostí.

3. Proč a na jakém právním základě správce údaje zpracovává

Jednání o službě a poskytování právní pomoci

Údaje potřebné k vyřízení vaší poptávky, uzavření smlouvy a poskytování sjednané služby zpracovává správce podle čl. 6 odst. 1, písm. b) GDPR. Tento důvod se vztahuje na osobu, která je smluvní stranou nebo žádá o jednání před uzavřením smlouvy. U kontaktních osob právnických osob, protistran a dalších osob vychází podle účelu z čl. 6 odst. 1, písm. c) nebo f) GDPR.

Právní povinnosti, zejména kontrolu střetu zájmů, vedení a uchovávání klientského spisu či povinnosti při ustanoveném zastoupení, plní podle čl. 6 odst. 1, písm. c) GDPR ve spojení se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, a příslušnými procesními a stavovskými předpisy. Pro určení, výkon a obhajobu právních nároků klientů nebo vlastních nároků zpracovává potřebné údaje také podle čl. 6 odst. 1, písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je účinná ochrana těchto práv.

Údaje o zdraví, zdravotním postižení a další zvláštní kategorie údajů zpracovává správce vedle příslušného základu podle čl. 6 GDPR zejména tehdy, je-li to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků podle čl. 9 odst. 2, písm. f) GDPR. Údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů zpracovává v nezbytném rozsahu při výkonu zákonných oprávnění advokáta a procesních práv podle zákona o advokacii a příslušných procesních předpisů, při dodržení čl. 10 GDPR a advokátní mlčenlivosti.

Kurzy a online vzdělávání

Objednávky, platby, organizaci výuky, zpřístupnění zakoupeného obsahu, vedení účtu potřebného k jeho využívání a vyřízení reklamací zajišťuje správce podle čl. 6 odst. 1, písm. b) GDPR. Přihlásíli vás zaměstnavatel nebo jiný objednatel, údaje potřebné k organizaci vaší účasti zpracovává podle čl. 6 odst. 1, písm. f) GDPR; oprávněným zájmem je uskutečnění objednaného vzdělávání. Evidenci osvědčení akreditovaných programů vede správce podle čl. 6 odst. 1, písm. c) GDPR ve spojení s § 117e odst. 1 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách.

Účetnictví a další zákonné povinnosti

Fakturační a související údaje zpracovává správce podle čl. 6 odst. 1, písm. c) GDPR pro plnění daňových povinností a vedení účetnictví. Při činnostech podléhajících zákonu č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML“), plní také povinnosti identifikace a kontroly klienta a uchování příslušných údajů.

Komunikace a bezpečnost

Běžné dotazy mimo jednání o smlouvě vyřizuje správce podle čl. 6 odst. 1, písm. f) GDPR na základě zájmu na komunikaci s veřejností. Na stejném základě zpracovává nezbytné provozní záznamy pro zabezpečení webu a účtů, řešení závad a ochranu před neoprávněnými přístupy.

Zpracování pro newsletter a propagační záznamy jsou upraveny v článku 6 těchto zásad. Poskytnutí právní služby ani nákup kurzu není podmíněn souhlasem s přijímáním marketingových sdělení.

4. Jak dlouho správce údaje uchovává

Doby uchování rozlišuje správce podle účelu a druhu dokumentu. Po jejich uplynutí údaje odstraní nebo nevratně anonymizuje, pokud konkrétní právní povinnost nebo doložená potřeba ochrany práv neodůvodňuje další uchování.

Klientský spis a dokumentaci právních služeb uchovává správce po dobu poskytování služby a následně pět let od jejího ukončení podle čl. 3 usnesení představenstva ČAK č. 9/1999 Věstníku. Stanoví-li pro určitou dokumentaci právní nebo stavovský předpis jinou dobu, použije se tato zvláštní doba. Dokumentaci správy cizího majetku uchovává deset let od ukončení správy podle § 56a odst. 3 zákona o advokacii. Na zákonem vymezené údaje podle AML předpisů se vztahuje desetiletá doba podle § 16 zákona č. 253/2008 Sb.; její počátek se řídí tímto ustanovením podle uskutečnění obchodu či ukončení obchodního vztahu.

Běžnou poptávku, která nevede k poskytnutí právní služby ani uzavření smlouvy, a běžný nesmluvní dotaz uchovává správce nejdéle jeden rok od poslední věcné komunikace. Je-li komunikace již součástí dokumentace poskytnuté právní služby, uplatní se pravidla pro klientský spis. Pro kontrolu střetu zájmů může odděleně uchovat nezbytné identifikační údaje a označení věci po dobu, po kterou trvá zákonná překážka poskytnutí právní služby; potřebu uchování průběžně přezkoumává.

Údaje o objednávce a účasti na kurzu uchovává správce po dobu plnění smlouvy a poté zpravidla tři roky pro vypořádání a ochranu práv. Údaje účtu potřebné pro přístup ke vzdělávání uchovává po dobu trvání sjednaného přístupu. Jeho ukončením nejsou dotčeny zákonem uložené povinnosti uchovat příslušné doklady. Evidenci vydaných osvědčení akreditovaných kurzů uchovává správce deset let od vydání osvědčení pro doložení absolvování a ověření jeho pravosti; delší uchování se uplatní, vyžadují-li je archivní předpisy nebo konkrétní právní povinnost.

Daňové doklady k DPH uchovává správce deset let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Účetní doklady a další záznamy podle § 31 odst. 2, písm. b) a c) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, uchovává pět let od konce příslušného účetního období a účetní závěrky deset let. Na ostatní daňovou evidenci se vztahuje doba, po kterou neuplynula lhůta pro stanovení daně; její běh se může ze zákonných důvodů prodloužit.

Kontaktní údaje pro newsletter používá správce do odvolání souhlasu, nejdéle tři roky od jeho udělení nebo obnovení. Doklad o souhlasu a jeho odvolání může uchovat odděleně po dobu tří let od ukončení zasílání pro doložení zákonnosti postupu. Pro respektování odmítnutí zasílání vede správce po dobu provozování příslušné rozesílky pouze nezbytný záznam v seznamu vyloučených adres.

Provozní a bezpečnostní záznamy webu uchovává správce nejdéle 90 dnů od jejich vzniku. Záznam konkrétního bezpečnostního incidentu může uchovat déle po dobu potřebnou k jeho vyšetření a ochraně práv. Doby používání cookies jsou uvedeny v článku 7 těchto zásad.

Je-li určitý údaj nezbytný pro konkrétní probíhající nebo rozumně předvídatelný spor, uchovává jej správce po dobu potřebnou k uplatnění, obhajobě či výkonu dotčeného práva, přičemž posuzuje příslušné promlčecí lhůty a jejich běh.

5. Kdo může mít k údajům přístup

Správce zpřístupňuje údaje pouze v rozsahu potřebném pro daný účel. Přístup mohou mít osoby podílející se na činnosti kanceláře, zaměstnanci a pověření spolupracovníci, a poskytovatelé technického a administrativního zajištění, zejména hostingu, správy webu, e-mailu, úložišť, vzdělávacího prostředí, rozesílání newsletteru a účetních služeb. Jejich oprávnění omezuje podle vykonávané činnosti. Poskytovatelé technických služeb nejsou oprávněni používat svěřené údaje pro vlastní marketing.

V souvislosti s právní pomocí mohou být příjemci také zastupující či spolupracující advokáti, znalci, tlumočníci, soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení, protistrany a jejich zástupci, pojišťovna profesní odpovědnosti nebo Česká advokátní komora. Údaje jim předává jen při existenci odpovídajícího právního důvodu a při respektování advokátní mlčenlivosti. Tito příjemci mohou jednat jako samostatní správci. Orgány veřejné moci získávající údaje v rámci jednotlivého šetření mají zvláštní postavení podle čl. 4 bodu 9 GDPR.

Při vzdělávání mohou potřebné údaje obdržet lektoři a osoby zajišťující organizaci kurzu. Objednateli, který zajistil vaši účast, může sdělit údaje o přihlášení a absolvování v rozsahu potřebném pro objednané vzdělávání. Při plnění zákonné povinnosti mohou být údaje zpřístupněny příslušnému akreditačnímu nebo kontrolnímu orgánu. Údaje o platbách zpracovávají také banky a údaje potřebné pro doručení zásilky příslušný doručovatel.

Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Předání údajů do země mimo Evropský hospodářský prostor může přicházet v úvahu zejména tehdy, vyžaduje-li to konkrétní právní věc, například jednání se zahraničním orgánem, právním zástupcem či technickým dodavatelem. K takovému předání přistupuje správce pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR. Podle případu musí existovat rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, vhodné záruky podle čl. 46 GDPR nebo konkrétní použitelná výjimka podle čl. 49 GDPR, například nezbytnost pro právní nároky.

Pokud má dojít k předání vašich údajů, poskytne vám v příslušném rozsahu informaci o zemi, příjemci a mechanismu předání, přitom chrání práva dalších osob a zákonem chráněné důvěrné informace. O informace o použitých zárukách a o jejich kopii můžete požádat na kontaktech uvedených v článku 1 těchto zásad.

Důvěrnost a zabezpečení

Při výkonu advokacie zachovává mlčenlivost podle § 21 zákona o advokacii a chrání důvěrné informace podle § 3a téhož zákona. Přijímá přiměřená technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména omezení přístupů, ochranu přihlašovacích údajů a zabezpečení dokumentace a komunikace odpovídající povaze údajů a rizikům. Pro předání zdravotnické dokumentace nebo jiných citlivých podkladů se s ním můžete předem dohodnout na vhodném způsobu předání.

6. Newsletter a obrazové nebo zvukové záznamy

Zasílání novinek

Newsletter s odbornými informacemi a nabídkou vlastních kurzů a služeb zasílá správce na základě vašeho předchozího dobrovolného souhlasu podle čl. 6 odst. 1, písm. a) GDPR a § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Zpracovává vaši emailovou adresu, dobrovolně uvedené jméno a údaje potřebné k doložení souhlasu.

Souhlas můžete kdykoliv bezplatně odvolat odhlašovacím odkazem v každém newsletteru nebo zprávou na advokat@terezabartova.cz. Každá zpráva umožňuje identifikovat odesílatele a obsahuje jednoduchou možnost odhlášení. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování. Odhlášení newsletteru nebrání zaslání nezbytné zprávy k vaší objednávce nebo poskytované právní službě.

Fotografie a záznamy z výuky

Pokud má být pro propagaci pořízena a zveřejněna fotografie nebo zvukový či obrazový záznam, na němž jste rozpoznatelní, vyžádá si předem samostatný dobrovolný souhlas. Před jeho udělením se dozvíte účel, rozsah, místa zveřejnění a dobu použití, nejdéle tři roky, není-li sjednána kratší doba. Vedle GDPR respektuje ochranu podoby a soukromí podle § 84 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Neudělení souhlasu nemá vliv na účast na kurzu.

Je-li pořizován výukový záznam webináře, předem vás o tom informuje a umožní účast bez zachycení vaší podoby, hlasu nebo jiných identifikovatelných stop. Propagační použití takového záznamu vyžaduje zvláštní souhlas. Identifikovatelné údaje o klientech a jejich případech do výukových záznamů nezařazuje bez odpovídajícího právního důvodu a respektování mlčenlivosti.

Souhlas můžete odvolat na kontaktech v článku 1 těchto zásad. Poté správce ukončí další používání záznamu pro daný účel a odstraní jej z míst pod svou kontrolou, pokud neexistuje jiný zákonný důvod jeho zachování.

7. Cookies a provoz webu

Web může ukládat nebo číst technické údaje potřebné k přenosu komunikace nebo k poskytnutí služby, kterou jste si výslovně vyžádali, zejména pro přihlášení a bezpečnost účtu či dokončení objednávky. Pro takové nezbytné cookies se souhlas podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, nevyžaduje. Jejich použití omezuje na příslušnou relaci; zvolíte-li si trvalejší přihlášení, nejdéle na 30 dnů. Případné související osobní údaje zpracovává podle čl. 6 odst. 1, písm. b) GDPR pro vyžádanou službu nebo dle písm. f) pro ochranu bezpečnosti.

Analytické a marketingové cookies ani reklamní sledovací nástroje web nepoužívá. Pokud by byly zavedeny, informace předem doplní a jejich použití podmíní předchozím informovaným souhlasem s jednotlivými účely, který bude možné stejně snadno odmítnout i odvolat. Cookies můžete smazat nebo blokovat také v prohlížeči; blokování nezbytných cookies může omezit přihlášení a objednávkový proces.

8. Vaše práva a jejich uplatnění

Za podmínek GDPR máte následující práva:

• Přístup k údajům podle čl. 15: můžete zjistit, zda vaše údaje zpracovává, získat informace o zpracování a kopii osobních údajů. První kopii poskytuje bezplatně.
• Oprava podle čl. 16: můžete požadovat opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů s ohledem na účel zpracování.
• Výmaz podle čl. 17: můžete požadovat odstranění údajů zejména tehdy, pokud již nejsou potřebné, byly zpracovány protiprávně nebo jste odvolali souhlas a neexistuje jiný důvod zpracování. Výmaz nelze požadovat v rozsahu, v němž údaje musí uchovat pro splnění právní povinnosti nebo je potřebuje pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
• Omezení zpracování podle čl. 18: můžete jej požadovat zejména při sporu o přesnost údajů, při protiprávním zpracování namísto výmazu, pro vlastní právní nároky nebo po dobu posuzování námitky podle čl. 21 GDPR.
• Přenositelnost podle čl. 20: vztahuje se na údaje, které jste správci poskytli, zpracovává je automatizovaně a právním základem je souhlas nebo smlouva. Tyto údaje můžete získat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně požadovat jejich přímé předání jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo vznést námitku

Proti zpracování založenému na čl. 6 odst. 1, písm. f) GDPR můžete kdykoliv vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. V takovém případě ve zpracování nepokračuje, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Proti zpracování pro přímý marketing můžete namítat kdykoliv bez udání důvodu; pro tento účel poté údaje dále nezpracovává.

Jak správce žádost vyřídí

Žádost lze uplatnit prostřednictvím kontaktů v článku 1 těchto zásad. Správce ji vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení. S ohledem na složitost a počet žádostí může lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení i důvodech vás informuje do jednoho měsíce. Při důvodných pochybnostech může požádat pouze o dodatečné informace nezbytné k ověření totožnosti.

Výkon práv je zásadně bezplatný. Přiměřený poplatek nebo odmítnutí přichází v úvahu u zjevně nedůvodných či nepřiměřených žádostí za podmínek čl. 12 odst. 5 GDPR; přiměřený poplatek lze požadovat také za další kopie podle čl. 15 odst. 3 GDPR. O nevyhovění a jeho důvodech vás informuje v zákonné lhůtě včetně možnosti podat stížnost a žádat soudní ochranu.

Při vyřizování chrání práva dalších osob a zákonem chráněné důvěrné informace. U údajů získaných od jiných osob se informační povinnost nemusí uplatnit v rozsahu výjimky podle čl. 14 odst. 5, písm. d) GDPR, pokud musí údaje zůstat důvěrné z důvodu zákonné povinnosti mlčenlivosti.

9. Stížnost a soudní ochrana

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web www.uoou.gov.cz. Stížnost můžete podat rovněž příslušnému dozorovému úřadu v jiném členském státě EU, zejména v místě svého obvyklého bydliště, zaměstnání nebo údajného porušení. Předchozí kontaktování správce není podmínkou podání stížnosti. Tím není dotčeno právo na soudní ochranu podle článků 78 a 79 GDPR a případnou náhradu újmy podle čl. 82 GDPR.

10. Povinnost poskytnout údaje a další informace

Poskytnutí údajů nezbytných pro uzavření a plnění smlouvy je smluvním požadavkem nebo požadavkem potřebným k jejímu uzavření. Údaje vyžadované právním předpisem jsou zákonným požadavkem. Bez potřebných údajů nemusí být možné vyřídit poptávku, poskytnout právní službu, objednat kurz, zpřístupnit online obsah či vydat osvědčení. U každé služby jsou požadovány jen potřebné údaje. Poskytnutí údajů pro newsletter a jiné dobrovolné účely je nepovinné; jejich neposkytnutí neomezuje ostatní služby.

Údaje dětí zpracovává zejména tehdy, vyžaduje-li to ochrana jejich práv při poskytování právní pomoci. Hranice patnácti let podle § 7 zákona č. 110/2019 Sb. se vztahuje na souhlas v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti přímo dítěti podle čl. 8 GDPR. V takovém případě u dítěte mladšího patnácti let vyžaduje souhlas nebo schválení osoby vykonávající rodičovskou zodpovědnost a přiměřeně jej ověří.

Neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky ve smyslu čl. 22 GDPR, ani profilování pro reklamní cílení.

11. Aktualizace zásad

Aktuální znění je dostupné na webu. Při změně zpracování zásady aktualizuje a o změně vás informuje způsobem odpovídajícím jejímu významu. Před případným zpracováním pro jiný účel vám poskytne potřebné informace podle čl. 13 odst. 3 nebo čl. 14 odst. 4 GDPR. Zveřejnění nového znění nenahrazuje souhlas tam, kde jej právní předpisy vyžadují.

12. Právní předpisy

Zpracování se řídí zejména GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, souvisejícími stavovskými předpisy ČAK, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Podle konkrétní činnosti se uplatní také občanský zákoník, zákon o sociálních službách, účetní, daňové, archivní a AML předpisy uvedené v těchto zásadách, vždy v účinném znění.